¿Cómo respaldar la cuenta institucional con Google Takeout?

¿Qué es y para qué sirve?

Google Takeout es una herramienta de Google que permite exportar y descargar una copia de los datos de la cuenta institucional, como el correo, los archivos de Drive y las fotos. Este instructivo guía paso a paso para hacerlo uno mismo, en las cuentas @ufrontera.cl y @ufromail.cl.

Antes de comenzar

• Correo institucional activo (@ufromail.cl o @ufrontera.cl) y la contraseña
• Un computador con conexión a internet
• Espacio disponible en un equipo, disco externo u otra nube de preferencia para guardar el respaldo

Etapa 1: Seleccionar los servicios

Paso común

1. Ingresa a takeout.google.com e inicia sesión con la cuenta institucional.

2. Haz clic en Desmarcar todo para deseleccionar los productos marcados por defecto.

Gmail (correo electrónico)

1. Busca Correo (o Gmail) en la lista y marca su casilla.

2. Opcional: haz clic en el botón de opciones del servicio para elegir etiquetas o carpetas específicas.

3. El correo se exporta en formato MBOX.

Google Drive

1. Busca Drive en la lista y marca su casilla.

2. Opcional: haz clic en el botón de opciones del servicio para elegir carpetas específicas.

Google Fotos

1. Busca Google Fotos en la lista y marca su casilla.

2. Opcional: haz clic en el botón de opciones del servicio para elegir álbumes específicos.

Etapa 2: Configurar la exportación

1. Haz clic en Siguiente paso, al final de la lista de productos.

2. En Destino, selecciona Enviar enlace de descarga por correo electrónico en el menú Transferir a.

3. En Frecuencia, selecciona Exportar una vez.

4. En Tipo de archivo, selecciona .zip.

5. En Tamaño del archivo, selecciona 50 GB, el tamaño máximo. Si el contenido supera ese tamaño, la exportación se divide en varios archivos.

6. Haz clic en Crear exportación.

Etapa 3: Descargar y verificar

1. Espera el mensaje con el asunto Tu exportación está lista en el correo institucional. El tiempo depende de la cantidad de datos.

2. Abre el mensaje y haz clic en Descargar archivo. Si el sistema lo solicita, ingresa nuevamente la contraseña.

3. Guarda los archivos descargados en un computador, en un disco externo o en una nube de preferencia personal.

4. Extrae el contenido de los archivos .zip.

5. Abre el archivo archive_browser.html de la carpeta extraída para ver el índice general de la exportación en el navegador.

6. Revisa los archivos de correo, los documentos de Drive y las carpetas de Google Fotos para confirmar que todo se abre correctamente.

Programas para abrir los archivos de correo (MBOX)

El correo exportado se entrega en archivos .mbox. Estos programas gratuitos pueden abrirlos:

Windows

Mozilla Thunderbird

macOS

Apple Mail o Mozilla Thunderbird

Linux

Mozilla Thunderbird

Para abrir archivos MBOX en Mozilla Thunderbird se necesita instalar el complemento gratuito ImportExportTools NG.